Como  continuación al post  «10 medidas para un departamento de cobros eficaz» hay una parte muy importante de ésta área que no comenté, que no es otra que la de la importancia que adquiere la documentación comercial si se llega a confirmar la insolvencia.

Lo lógico es que cuando el gestor de cobros no consigue que el deudor abone las facturas pendientes, se active el recobro encomendándose la gestión a un letrado o equipo jurídico para recuperar la deuda.

Es a partir de éste momento, cuando la documentación comercial adquiere gran importancia, ya que en los documentos queda precisada la relación nacida entre las partes, constituyendo un medio de prueba, donde se manifiestan tanto los derechos como las obligaciones pactadas entre los intervinientes.

Si existen erratas y huecos en la documentación, el recobro por vía judicial se complicará al no poder demostrar la relación comercial entre la partes, en este sentido, voy a repasar  algunos de los documentos clave.

Partimos de la base de que lo más importante es poder acreditar la entrega de la mercancía y para ello debemos de poner especial interés en:

Pedido / Contrato

  • Documento físico, firmado y sellado por el cliente, evitando pedidos telefónicos.
  • Especificar las condiciones relacionadas con el producto y la entrega en el caso de venta de bienes.
  • Especificar las condiciones relacionadas con la prestación del servicio.

Albarán de entrega

  • Firmado y sellado por el cliente.
  • Especial atención a que la mercancía se entrega a la dirección del cliente, y nunca a una dirección desconocida para evitar el fraude de suplantación de identidad.

Factura

  • Comprobar que los datos fiscales y de localización son los correctos (Domicilio, CP, Municipio, CIF…).
  • Especificar las condiciones de pago (tanto medio de pago como vencimiento).
  • Especificar en la factura los casos en los que se entrega a un tercero o a una dirección distinta a las que consten en los datos mercantiles del cliente.
  • Incorporación de Incoterms en caso de exportaciones.
  • Indicar en la factura el albarán que corresponde.

Aunque pueda parecer fácil que la documentación comercial cumpla con las medidas básicas comentadas, no siempre es así.  Por ello, lo primero que aconsejo como paso previo a establecer nuevas medidas en el departamento de cobros, es revisar el proceso documental que acredita la relación comercial con los clientes. Una vez tengamos este proceso perfectamente controlado, podremos entrar en profundidad en la tarea de optimizar el departamento de cobros.